議事録作成時に誤入力が発生!タイムロスを防ぐ二つの方法

議事録作成時に誤入力が発生!タイムロスを防ぐ二つの方法

前回はキーボード入力練習ソフトを使った感想について書いた。

このソフトでは、気持ち良く入力することができた。その理由は、ミスタッチをしてもバックスペースキーを使って誤って入力した文字を削除する必要がなかったためだ。

実際に入力作業をしている場合、ミスタッチをしたら誤って入力した文字を削除したうえで、正しい文字を入力しなければならない。入力作業を頻繁に行っている人には心当たりがあるかもしれないが、これはとても面倒な作業である。実際、自分はこの作業のため、かなりの時間をロスしている。

同じ文字を改めて入力するのは精神的にも良くない。自分に課せられたペナルティーを処理しているような気分にさせられる。

自分は社内の会議の議事録を作成することがあるが、途中でミスタッチが発生すると、正しい文字を入力し直している最中に話されていることをフォローできなくなる。由々しき事態である。

そこで、リアルタイム入力の最中に間違いが発生した時の対処法を考えてみた。

リアルタイム入力の最中に間違いが発生した時の対処法

対処法1:とりあえず変換してEnterキーで確定。間違った部分は改めて入力する。

誤入力をしてもすぐにバックスペースを使って消すのではなく、放置。入力作業を継続する。こうすれば入力ができない時間をなくすことができる。

(例文)生麦生米生卵(なまむぎなまごめなまたまご)

この例文を入力する途中にタイプミスをして

(なまむぎなまもめ)

という状態になったとする。(なまむぎなまもめ)はまだ変換前の状態。その人のワープロソフトの状態によるが、変換ボタンを押すとおそらく(なまむぎ)の部分は「生麦」と正しく変換できるはず。

さて、問題の(なまもめ)部分である。変換ボタンを押すと、わけのわからない文字になるはず。自分の場合は「ナマも目」となった。

通常の場合、(ナマも目)の部分をバックスペースで削除して(なまごめ)と入力するところだが、これをやめる。その代りにEnterキーを押して(なまもめ)の部分を確定してしまう。
するとこうなる。

生麦ナマも目

そしてこの後、改めて正しい文字を入力する。
すると、

生麦ナマも目生米生卵

こうすれば、タイムロスの発生を最小限にすることができる。
文字の修正や編集は、会議終了後にゆっくり行えばよい。

対処法2:変換せずにEnterキーで確定。改めて一から入力する。

時間がないときは、変換をあきらめるのも手段の一つ。
(なまむぎなまもめ)という状態になったら、変換せずにEnterキーを押す。

なまむぎなまもめ

こういう状態になった後、改めて一から入力を行う。

なまむぎなまもめ生麦生米生卵

「なまむぎなまもめ」の部分は会議終了後に削除する。
ミスタッチのために費やす時間を最小限にして、その時点の発言を入力する作業に手早く戻れるようにする。

文章を書く機会の多い人は、完成度にこだわるため、すぐに間違いを直したいという衝動に駆られがちだ。自分もリアルタイム入力の最中にミスタイプが起きると、その場で間違った文字の削除をしてしまい、会議の話の流れについていけなくなることが少なくない。

その場合、会議終了後に録音した会議の音声を聞いて確認する羽目になる。作業効率を考えると、あまり良いことではない。

議事録作成などでリアルタイム入力を行っている場合は、その衝動を抑えて、なるべく多くの時間をその時点の発言を入力する作業に充てるようにしよう。間違った文字の削除や修正は、後から行えば良い。自分も早速実践していきたい。



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